Rapport d'activités 2008

1) Rencontres citoyennes (les 27 septembre, les 04, 11 et 18 octobre) dans les villages

Un des rôles du service Communication est la mise sur pied de rencontre entre les citoyens et les autorités communales. Interlocuteur pertinent, le citoyen, à travers ses remarques, permet d’établir un diagnostic du territoire et d’apporter, avec l’aide des différents services, des solutions aux problèmes de mobilité, de sécurité, de vie associative, etc.
Notons également que ces rencontres est un moyen idéal pour rapprocher le citoyen de sa commune (autorités et services communaux).
Bien entendu, ces réunions nous demandent énormément de préparation. Nous devons envoyer le courrier à chaque villageois, organiser les rendez-vous(plus de 200), assurer le jour « j » et surtout, donner une suite aux différentes idées.

2) Collaboration avec le service Fêtes et Manifestations

Nous collaborons régulièrement avec le service Manifestations lors de l’organisation d’événements ponctuels. Nous avons notamment apporté notre soutien à la « Bougeotte, grandeur nature » (rédaction de la présentation de chaque nominé pour le Mérite Sportif, accompagnée de photos prises lors de l’entretien avec chacun des sportifs) ; à la journée « Les petits kaki sont nos amis » (prise de photos et aide logistique) ; à l’inauguration du monument de la 101e Airborne et celle de la Maison des Légendes (reportage photos, réception, etc.) ; au Circuit des Ardennes (reportage photos, réception, etc.) ; et bien d’autres !

3) Réalisation du nouveau site Internet

Le site était désuet. Il ne répondait plus aux normes, sa structure était démodée et pas toujours homogène et cohérente. Il fallait souvent fouiller assez longtemps pour trouver l’information recherchée.
Le nouveau site est mieux structuré, muni d’une hiérarchisation des informations et d’une interactivité. Dans l’avenir, il permettra au citoyen de commander des documents administratifs en ligne et d’en assurer le payement, de s’abonner à une lettre d’information, etc.
Bien entendu ce site est agrémenté de photos, d’articles sur la vie communale, d’annonces, etc.
Pour le service, un site Internet est un moyen de communication idéal et permet d’être toujours plus proche du citoyen. Par exemple, une rubrique « Contacts », bien hiérarchisée, permet au visiteur de trouver directement l’e-mail du service recherché. La communication entre le surfeur et les différents services est donc plus fluide et directe !
L’agenda communal s’y retrouve également, beaucoup plus simple et mieux structuré que par dans le passé.

4) Outre ces réalisations notables, le service Communication gère les dossiers récurrents tels que :

- le journal communal, qui est distribué mensuellement via un toutes-boîtes local. Celui-ci est basé sur un thème et est composé d’articles et d’illustrations. Une rubrique agenda reprend toutes les activités sportives, culturelles, sociales qui se déroulent dans notre commune ;
- le calendrier des manifestations, qui est envoyé chaque mois à la presse, aux hôtels, aux gîtes et aux différents acteurs touristiques ;
- les conférences de presse (La passion, le Marathon des Sables, Festival de l’Amitié, 20 km, la Bougeotte, Journées du Patrimoine, conférence « Oxfam Trail Walker », conférence Hoover, etc.) ;
- une farde d’accueil destinée aux habitants qui s’installent dans la commune. Une foule d’informations pratiques s’y trouvent : démarches administratives et services communaux, écoles, clubs sportifs et associations culturelles, prestataires de services, histoire de la commune et attraits touristiques, agents de quartier, etc. ;
- une farde d’étudiant réservée aux élèves qui doivent effectuer des travaux sur l’histoire, la géographie ou le tourisme à Bastogne ;
- gestion quotidienne des e-mails et des demandes d’informations diverses ;
- Travaux de duplication pour les clubs :
- Gestion de la liste protocolaire ;
- Réalisation de reportages photographiques des manifestations organisées par la commune (Bougeotte, 20 km, cap emploi, inauguration écoles (Wardin et Rachamps), les petits kakis, le Mérite sportif, etc.) ;
- réalisation du rapport d’activités communal qui a pour objet de présenter succinctement les principales activités qui ont été menées durant l’année par les services communaux. Ce rapport est distribué aux conseillers en même temps que le budget ainsi qu’à la tutelle ;
- réalisation d’une brochure de fin d’année distribuée en toutes-boîtes à la fin du mois de décembre. Celle-ci est généralement basée sur un thème. Cette année, il s’agira d’un résumé des rencontres citoyennes organisées dans les anciennes communes durant les mois de septembre et octobre au cours desquelles les citoyens ont fait part au Collège de leurs préoccupations.
- distribution de l’ordre du jour aux conseillers ;
- etc.